Nên sử dụng giải pháp phần mềm cloud cho doanh nghiệp nhỏ?
Đối với một số người, thì khái niệm "lên mây" thực sự là mơ hồ. Đối với người khác, thì câu hỏi đầu tiên là khi “lên mây” rồi, liệu có an toàn bảo mật và ổn định không?
Đầu tiên tôi xin chia sẽ suy nghĩ về khía cạnh an toàn và bảo mật: Bằng lối suy nghĩ thông thường khi lưu trữ tài liệu quan trọng của doanh nghiệp lên một máy tính nào đó trên “mây”, điều này tạo suy nghĩ sẽ không an tâm, không an toàn. Chính xác! Đây là suy nghĩ hợp logic. Tuy nhiên, bạn nên nhớ không có giải pháp nào là an toàn tuyệt đối cả. Ngay khi bạn lưu tại server của bạn, hay thậm chí laptop của bạn,…thì kẻ gian vẫn có thể xâm nhập vào server của bạn, hay laptop của bạn bị mất cắp và bị virus tấn công để lấy thông tin quan trọng,…có rất nhiều lý do bạn có khả năng mất dữ liệu ngay khi dữ liệu trong máy tính của bạn. Hay nếu bạn đang sử dụng dịch vụ email của bên thứ ba, như: Gmail, Yahoo mail,…đó cũng là hình thức “cloud”, điều này bạn có đảm bảo nội dung email của bạn an toàn không? Hay khi bạn cho phép nhân viên truy cập từ xa vào phần mềm trên máy chủ của doanh nghiệp, đây cũng là mô hình "cloud", liệu có an toàn hơn?
Do đó, để đảm bảo an toàn thông tin khi bạn không dùng “cloud”, bạn phải đầu tư server, đầu tư phần mềm diệt virus, cơ sở hạ tầng cho email, đường điện…Điều này rõ ràng, chi phí quá lớn: tiền phần mềm, phần cứng, tiền điện,… đối với doanh nghiệp nhỏ hay thậm chí doanh nghiệp tầm trung.
Là một doanh nghiệp nhỏ, không có đội ngũ IT, thì giải pháp “cloud” là giải pháp hợp lý nhất: tôi không phải cài đặt, cấu hình bất cứ cái gì, không cần sự hỗ trợ của đội ngũ IT mà vẫn sử dụng phần mềm và tập trung vào phát triển doanh nghiệp. Với giải pháp cloud, mọi nhân viên của tôi có thể làm việc bất cứ lúc nào, bất cứ nơi đâu.
Vì vậy, theo quan điểm của tôi, doanh nghiệp nhỏ - đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn có nhân viên làm việc từ nhiều vị trí khác nhau, ban giám đốc hay nhà sản xuất hay đối tác cần truy xuất dữ liệu của doanh nghiệp - nên chọn mô hình “cloud” vì có thể giảm chi phí đầu tư cho phần mềm, phần cứng,…mà còn giúp vận hành doanh nghiệp hiệu quả hơn: đưa sản phẩm ra thị trường nhanh hơn, chỉ tập trung vào quản lý công việc kinh doanh, các nhân viên làm việc có thể phối hợp, cộng tác với nhau một cách dễ dàng,…mà những thứ này thường chỉ có ở các doanh nghiệp lớn nếu không có “cloud”.
Một số yếu tố sau, bạn cần xem xét khi dùng cloud:
- Tính riêng tư: dữ liệu của bạn lưu trữ trên mây, doanh nghiệp cung cấp dịch vụ cloud có thể khai thác dữ liệu này không? Có ý nghĩa gì với họ không?
- Tính ổn định: dịch vụ cloud có bị ngưng hoạt động không? Nếu có thì thời gian khắc phục sự cố bên cung cấp dịch vụ như thế nào? Vài tiếng hay vài ngày?
- Dữ liệu có bị mất hay không? Có cung cấp dịch vụ back up dữ liệu không? Nếu bạn không sử dụng dịch vụ nữa thì có cách nào tôi lấy lại dữ liệu? định dạng là gì?
Một số “mẹo” khi dùng cloud cho doanh nghiệp:
- Bắt đầu nhỏ trước: Ví dụ kế hoạch bạn muốn mua 10 người dùng cho dịch vụ CRM của Excel CRM, thì đầu tiên bạn nên mua 2-3 người dùng và cho 2-3 nhân viên làm việc, làm quen với hệ thống mới một thời gian…xem hiệu quả công việc như thế nào. Một khi đã thuần thục, lúc đó bạn đã có 2-3 người này như chuyên gia về hệ thống và có thể dẫn dắt những người mới vào nhanh hơn, dễ hơn.
- Nghĩ lớn: Dịch vụ này có đáp ứng yêu cầu khi doanh nghiệp phát triển hay không? Hay san phẩm có dễ dàng cấu hình, tùy biến theo thay đổi hay không?
- Phải đảm bảo bạn có thể xuất dữ liệu: Phần mềm phải cho phép bạn xuất dữ liệu ra các file phổ thông, như: excel, CSV. Đây cũng là hình thức sao lưu dữ liệu cho doanh nghiệp bạn
- Sử dụng thử nhiều dịch vụ trước khi đầu tư lâu dài: Hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ phần mềm đều cho phép dùng thử một thời gian, bạn nên tận dụng khoảng thời giản dùng thử miễn phí này để kiểm tra sản phẩm trước khi quyết định đầu tư lâu dài cho doanh nghiệp
Các bước bắt đầu đưa dịch vụ CRM “trên mây” vào doanh nghiệp của bạn:
Trước tiên bạn phải tìm hiểu và có kế hoạch dùng thử một sản phẩm CRM xem có đáp ứng yêu cầu doanh nghiệp không
- Đánh giá yêu cầu của doanh nghiệp: Nhiệm vụ của bạn là cần phải tìm ra những vấn đề nào trong quy trình bán hàng hay tiếp thị,..của doanh nghiệp mà bạn cần có ở phần mềm. Xem lại các quy trình, có cái nào không phù hợp, cái nào có thể loại bỏ được (giống như cắt giảm thủ tục hành chính),…Điều này giúp bạn có một cái nhìn tổng quát, rõ ràng về cách thức hoạt động của doanh nghiệp và giúp bạn dễ dàng chọn được giải pháp CRM phù hợp.
- Tận dụng khoảng thời gian dùng thử: Để khám phá các tính năng, giao diện, đội ngũ hỗ trợ của bên cung cấp dịch vụ, khả năng mở rộng của sản phẩm và kế hoạch phát triển thêm của bên cung cấp,…
- Tính toán: Bạn phải tính toán được chi phí hàng tháng của doanh nghiệp, chú ý nếu sử dụng các mô-đun mở rộng, chi phí thêm là bao nhiêu.
- Thắc mắc về khả năng bảo mật của hệ thống: Bạn cứ thắc mắc những thứ liên quan về bảo mật để đảm bảo an toàn dữ liệu khách hàng của bạn, đồng thời xem đội ngũ hỗ trợ của họ như thế nào
- Phải đảm bảo đội ngũ bán hàng sẵn sàng sử dụng hệ thống: Nhiều doanh nghiệp nhỏ thường thất bại trong việc sử dụng giải pháp CRM “trên mây” vì nhân viên sales thường thấy hệ thống quá phức tạp, ngại thay đổi,…hay tốn quá nhiều thời gian để làm quen hệ thống, hay thậm chí họ thấy không ổn khi phải chia sẽ dữ liệu khách hàng với nhân viên khác trong doanh nghiệp.
Sưu tầm
