Kinh nghiệm triển khai ERP – phân hệ quản lý mua hàng
Khái niệm “mua sắm” bao hàm tất cả các khoản phải mua/thuê của DN, từ việc mua các nguyên vật liệu đầu vào, mua tài sản, công cụ, dụng cụ… cũng như việc thuê/mua, vận chuyển, kho bãi, dịch vụ … đều nằm ở mảng mua sắm.
Điều đầu tiên phải nhắc đến của những vấn đề tồn tại trong quản lý mua sắm là thời gian. Căn bệnh dựa vào kinh nghiệm của nhân viên mua sắm tính toán, dự trù đã khiến DN không kiểm soát được khi nào là thời điểm cần mua sắm trên thực tế. Bên cạnh đó là việc không kiểm soát được số lượng hàng đặt mua. Để biết được đúng số lượng thường đòi hỏi thông tin của nhiều bộ phận liên quan như các dự báo thị trường, các chiến dịch Marketing, khuyến mại, số lượng tồn kho thực tế, lệnh sản xuất dở dang, hàng đã đặt mua nhưng chưa nhận về kho, … thì mới tính toán được số lượng hàng cần đặt mua thêm. Không chỉ có vậy, việc kiểm soát tiến độ của các đơn đặt hàng từ việc lập đơn đặt hàng, duyệt đơn đặt hàng, đang nhận dở, nhà cung cấp đã giao hoá đơn hay chưa… Và cả vấn đề trùng lắp dữ liệu – như cùng một thông tin mua sắm do phòng quản lý mua sắm nhập, đến khi hàng về kho thì kho nhập, khi nhận hoá đơn thì kế toán lại nhập lại thông tin đó.
Mục tiêu của phân hệ Quản lý mua sắm trong ERP là đáp ứng đúng mục tiêu của Quản lý mua sắm trên thực tế với 5 nguyên tắc như sau:
- Đúng mặt hàng: Đây là yêu cầu cơ bản của việc mua sắm hoá, vật tư vì nó sẽ đáp ứng đúng yêu cầu của bộ phận sản xuất, hoặc của bộ phận bán hàng
- Đúng số lượng: Đúng số lượng đồng nghĩa với việc không mua thừa và giảm lượng tồn kho chậm luân chuyển không đáng có vì nó gây ra đọng vốn, tốn chi phí lưu kho hoặc có khi không cần sử dụng. Ngoài ra, đúng số lượng cũng có nghĩa là không mua thiếu vì nếu thiếu sẽ không đủ đáp ứng được nhu cầu, tiến độ sản xuất, bán hàng…
- Giá hợp lý – chất lượng tốt: Để có được thông tin này, nhất thiết phải đánh giá các nhà cung cấp khác nhau để dự tính được giá mua, khối lượng, thời gian giao hàng, chất lượng, các điều khoản về tài chính
- Đúng thời gian: Đây là một tiêu chí đặc biệt quan trọng. Việc nhập hàng hóa, vật tư về đúng thời điểm (không quá sớm, không quá muộn) sẽ giảm được ngày tồn kho, kịp đáp ứng được tiến độ sản xuất, giao hàng…
- Thông tin chính xác: Giảm việc nhập các thông tin được nhập liệu nhiều lần như cùng thông tin mua sắm nhưng phòng mua sắm nhập, khi nhận hàng thì kho nhập, khi kế toán nhận hóa đơn thì cũng nhập lại thông tin đó.
Triển khai ERP nói chung và triển khai phân hệ quản lý mua sắm nói riêng cần phải có sự hợp tác chặc chẽ của cả hai bên để đưa giải pháp thực hiện tối ưu , đồng thời doanh nghiệp cũng phải chấp nhận thay đổi theo quy trình mới thì lúc đó doanh nghiệp mới thật sự khai thác hết được khả năng của hệ thống.
Sưu tầm
