Quy trình phát hiện và xử lý dữ liệu trùng lắp
Sau một thời gian sử dụng phần mềm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với vấn đề: dữ liệu bị trùng lắp. Ví dụ: có nhiều nhân viên kinh doanh khi nhập thông tin một khách hàng thực sự, nhưng lại nhập thành nhiều bộ dữ liệu khác nhau. Như địa chỉ khách hàng không thống nhất: quận 1, Q1, district 1, v.v...Hay số điện thoại không thống nhất. Điều này dẫn đến báo cáo sẽ không được chính xác. Do đó, để giải quyết vấn đề này, bạn cần thực hiện 2 thao tác sau
Tìm dữ liệu trùng lắp
Đầu tiên, bạn cần tìm ra những bộ dữ liệu có khả năng bị trùng lắp. Bạn chỉ cần nhập vào các tiêu chí cần tìm, tương tự như việc tìm thông khách hàng bằng bộ lọc. Tính năng này chỉ có trong: khách hàng và đầu mối liên hệ.
Kế đến, bạn cần chọn ra tối đa 3 bộ dữ liệu để trộn với nhau và chọn ra một bộ dữ liệu làm bộ dữ liệu chính. Bộ này sẽ không bị xóa sau khi trộn. Tiêu chí chọn bộ dữ liệu chính là bộ mà thông tin ít sai sót nhất.
Chú ý:
- Các bộ dữ liệu mà không phải là bộ chính sẽ bị xóa và không thể khôi phục.
- Tất cả các dữ liệu liên quan đến bộ dữ liệu bị xóa sẽ được chuyển qua bộ chính, như: tác vụ, liên hệ, ghi chú, hóa đơn, email,v.v...
- Nếu trộn dữ liệu trùng lắp trên các đầu mối liên hệ thì các đầu mối liên hệ này phải thuộc cùng một khách hàng
