Trang chủ  »  Hướng dẫn sử dụng  »  Tương tác qua Email  »  Xử lý email đến
▾

Các phương pháp xử lý email đến cho nhân viên

 

Khi một email của khách hàng gởi đến, các nhân viên của phòng ban đều nhận được yêu cầu này. Một trong số họ sẽ phải xử lý yêu cầu này theo một trong các phương pháp sau tùy vào ngữ cảnh

Các bước cần thực hiện:

  1. Đăng nhập vào Excel CRM
  2. Vào thẻ Tương tác
  3. Chọn email của khách hàng cần xử lý

Làm sao để…

 

Lưu lại thông tin khách hàng tiềm năng

Khi nhận một email không phải khách hàng của doanh nghiệp (như: họ liên lạc qua website doanh nghiệp hay qua khách hàng giới thiệu,...), thông qua nội dung email cho thấy họ quan tâm đến sản phẩm/dịch vụ của doanh nghiệp. Đây rõ ràng là tin vui! Điều đầu tiên bạn cần làm là gì? Lưu lại tất cả thông tin có thể có từ email này (như: tên khách hàng, điện thoại, email, website, nhu cầu,chức vụ của người đang liên lạc,...Hay nhân viên thậm chí phải tìm kiếm các thông cá nhân liên quan khác như: Facebook của người đang liên lạc để tìm hiểu sở thích, bạn bè,...) vì đây là khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp. Từ đó, có các phương pháp tiếp cận khác nhau nhằm tăng khả năng bán hàng cho doanh nghiệp.Nhận được email từ khách hàng tiềm năng mới

Nếu email gởi đến từ một đầu mối liên hệ đã có trước, hệ thống sẽ tự động truy xuất một số thông tin khác, như: chức vụ, ĐTDĐ, Facebook,... để nhân viên có thể truy xuất nhanh thông tin thêm về đầu mối liên hệ này.

 

Trả lời email cho khách hàng

Nếu nhân viên có thể trả lời email khách hàng, đơn giản di chuyển chuột qua phần thông tin phía trên của email đạng chọn và click Trả lời. Mọi thao tác, giao diện được thiết kế đơn giản, tiện lợi như phần mềm email phổ biến MS Outlook.
Các phương pháp xử lý khi nhận email từ khách hàng

Chỉ một nhân viên có thể trả lời email. Một khi email được trả lời, email này sẽ không xuất hiện trong danh sách chờ xử lý!

 

Chuyển email sang người dùng hay phòng ban khác

Khi gặp một email mà không thuộc quyền xử lý của bạn, bạn có thể chuyển tiếp email này qua phòng ban hay người dùng khác có thẩm quyền giải quyết. 

Đơn giản, bạn chỉ việc click vào nút "Chuyển", kế đến bạn có thể đánh tên một phòng ban hay một người dùng khác. Ngoài ra, bạn có thể nhập vào lý do của việc chuyển tiếp này.

 

Hủy email

Khi gặp một email mà không liên quan gì đến doanh nghiệp (ví dụ: email rác, nhầm email,...), nhân viên có thể hủy email đó.
Tuy nhiên, hệ thống bắt buộc nhân viên phải có lý do hủy email để phục vụ cho công tác quản lý doanh nghiệp nhằm tránh tình trạng nhân viên không trả lời khách hàng.
Hủy email