Thêm tác vụ, lên lịch hẹn với khách hàng
Tác vụ đóng vai trò quan trọng trong công việc hàng ngày của doanh nghiệp. Tác vụ có thể là: cuộc hẹn, nhắc việc, nhắc gởi email/điện thoại cho khách hàng, nhắc gởi báo cáo cho sếp...Trong Excel CRM, tác vụ được hiển thị trực quan, thân thiện như phần mềm nổi tiếng MS Outlook và cho phép bạn tạo nhiệm vụ hay lên lịch cho cuộc hẹn, cuộc gọi,...một cách dễ dàng bằng cách kéo-thả. Ngoài ra, bạn có thể chỉ định các đối tượng liên quan như: khách hàng, đầu mối liên hệ.
Bạn có thể thêm một tác vụ theo 2 cách:
Cách 1 (bên dưới chỉ mô tả các cách tạo việc, lịch hẹn theo cách 1 - vì thông dụng hơn):
- Đăng nhập vào Excel CRM
- Vào thẻ Tác vụ
Cách 2:
- Đăng nhập vào Excel CRM
- Vào thẻ Khách hàng
- Chọn một Khách hàng
- Click Thêm mới tác vụ trong thanh Thao tác nhanh
Tạo công việc
Công việc là nhiệm vụ cụ thể cần được hoàn thành trong một khung thời gian. Nhân viên có thể tạo danh sách các việc cần làm của mình hoặc sếp tạo việc và giao cho nhân viên (Người phụ trách) và đồng thời thiết lập thời điểm nhắc việc. Qua đó, dễ dàng quản lý thời gian biểu. Để thêm một công việc, cần làm các bước sau:
- Kéo-thả trong khung thời gian của việc cần tạo
- Nhập các thông tin chi tiết về công việc (Loại = Công việc)
- Click Lưu
Lên lịch hẹn với khách hàng
Các bước để lên lịch hẹn với khách hàng cũng tương tự như tạo một công việc. Ví dụ như hình bên dưới, bạn chỉ việc chọn Loại = Cuộc hẹn
Ghi nhận thông tin cuộc đàm thoại với khách hàng
Nếu doanh nghiệp của bạn có nhu cầu ghi nhận lại nội dung các cuộc thoại khi khách hàng gọi đến hay khi nhân viên gọi đi cho khách hàng, thì đầu tiên bạn nên thiết lập 2 phân loại tác vụ mới, ví dụ: Cuộc gọi đến, Cuộc gọi đi. Khi đó, nếu một khách hàng gọi tới, nhân viên phải có nhiệm vụ ghi lại thông tin cuộc thoại đó: Khách hàng nào, thời lượng cuộc gọi và nội dung cuộc gọi.
Điều này sẽ giúp cho bộ phận hỗ trợ khách hàng biết được: Ai thường phục vụ các cuộc gọi từ khách hàng, thời lượng cho mỗi cuộc gọi, nhận diện được các vấn đề mà khách hàng thường quan tâm và bộ phận tiếp thị/kinh doanh biết được: nội dung cuộc thoại của nhân viên tới khách hàng. Vì thế, giúp các nhà quản lý doanh nghiệp có những quyết định, chiến lược kịp thời và chính xác.
Tác vụ định kỳ
Một tác vụ có thể được lặp đi lặp lại theo một chu kỳ nào đó, ví dụ: tác vụ nhắc gởi thiếp chúc mừng nhân ngày thành lập của doanh nghiệp hay sinh nhật của liên hệ thì bạn có thể tạo tác vụ hàng năm, hay bạn muốn tạo tác vụ báo nhân viên nhắc khách hàng thanh toán tiền dịch vụ hàng tháng, bạn có thể tạo tác vụ hàng tháng,v.v...
Excel CRM hỗ trợ các chu kỳ sau đây:
- Hàng ngày: Tác vụ này sẽ được lặp lại hàng ngày
- Cứ mỗi __ ngày: Bạn chọn loại này nếu bạn muốn cứ sau một số ngày, tác vụ sẽ được lặp lại
- Hàng tuần: Tác vụ này sẽ được lặp lại hàng tuần
- Cứ mỗi __ tuần: Bạn chọn loại này nếu bạn muốn cứ sau một số tuần, tác vụ sẽ được lặp lại
- Hàng tháng: Tác vụ này sẽ được lặp lại hàng tháng
- Cứ mỗi __ tháng: Bạn chọn loại này nếu bạn muốn cứ sau một số tháng, tác vụ sẽ được lặp lại
- Hàng năm: Tác vụ này sẽ được lặp lại hàng năm
- Cứ mỗi __ năm: Bạn chọn loại này nếu bạn muốn cứ sau một số năm, tác vụ sẽ được lặp lại
Lưu ý: Tác vụ chỉ được đánh dấu "hoàn tất" khi bạn đóng tác vụ
