Khái niệm quyền truy cập trong Excel CRM

Về mặt cơ bản, Excel CRM chia quyền truy cập thành 3 loại: quyền truy cập trên phân hệ (module), quyền truy cập nâng cao và quyền truy cập vào phần thiết lập cấu hình.

1. Quyền truy cập phân hệ: Phân hệ (hay module) là các dịch vụ mà khách hàng mua của ExcelCRM. Ví dụ: dịch vụ CRM, dịch vụ Invoicing, Email marketing, v.v...Mặc định, bất cứ người dùng nào đều toàn quyền trên các phân hệ đã mua. Tuy nhiên, trong thực tế vì lý do an toàn thông tin nên khách hàng muốn mỗi người dùng khác nhau, hay các phòng ban khác nhau được phép truy cập các phân hệ khác nhau với các mức độ truy cập khác nhau. Hầu hết mỗi phân hệ sẽ có các quyền truy cập sau:
   • Chỉ đọc: Người dùng có quyền này thì được xem nội dung thuộc phân hệ mà không được phép thêm hay thay đổi
   • Thêm mới: Người dùng được phép thêm mới một đối tượng thuộc phân hệ
   • Hiệu chỉnh: Người dùng được phép thay đổi nội dung của một đối tượng
   • Xóa: Người dùng được phép xóa một đối tượng
   Bên dưới đây là danh sách các phân hệ và thành phần mà bạn có thể điều khiển mức độ truy cập khác nhau:  

   Phân hệ và thành phần	Quyền chỉ đọc	Quyền thêm mới	Quyền hiệu chỉnh	Quyền Xóa
   Khách hàng
   Liên hệ
   Ghi chú
   Tác vụ/Thương vụ
   Email marketing
   SMS marketing
   Tương tác qua Email
   Hóa đơn
   Lập chứng từ (kế toán)
   Kế toán tài chính

    

2. Quyền nâng cao:

    

   Quyền	Ý nghĩa
   Gởi email ra ngoài	Người dùng được phép gởi email cho khách hàng và liên hệ
   Gởi SMS ra ngoài	Người dùng được phép gởi SMS cho khách hàng và liên hệ
   Trộn dữ liệu lắp	Người dùng loại bỏ dữ liệu trùng lắp trên khách hàng và liên hệ
   Theo dõi	Cho phép nhân viên có quyền theo dõi mọi hoạt động trên một khách hàng
   Chỉ xem dữ liệu sở hữu	Nhân viên chỉ được xem dữ liệu mà nhân viên là chủ sỡ hữu. Phù hợp khi doanh nghiệp có cộng tác viên, mỗi cộng tác viên chỉ xem dữ liệu khách hàng mà họ sở hữu

    

3. Quyền truy cập cấu hình: Tùy vào các phân hệ mà khách hàng mua mà sẽ có những phần cấu hình tương ứng. Ví dụ: phân hệ CRM sẽ cho phép bạn cấu hình Khách hàng, Liên hệ,...Trong quyền truy cập cấu hình không phân chia theo mức độ như quyền truy cập phân hệ mà nếu người dùng được phép truy cập, sẽ được toàn quyền thay đổi trên đó.

    

   Cấu hình trên phân hệ	Ý nghĩa
   Thông tin chung của doanh nghiệp	Cho phép cập nhật thông tin về doanh nghiệp, cấu hình máy chủ gởi email cho toàn doanh nghiệp
   Cơ cấu tổ chức và nhân sự	Cho phép quản lý các phòng ban, nhân sự trong mỗi phòng ban và thiết lập quyền truy cập
   Khách hàng	Tùy biến trường, quản lý phân loại và trạng thái cho đối tượng khách hàng. Đồng thời điều chỉnh khung nhìn
   Liên hệ	Tùy biến trường, quản lý phân loại và trạng thái cho đối tượng đầu mối liên hệ
   Tác vụ/Thương vụ	Quản lý phân loại, trạng thái tác vụ và thiết lập quy trình các giai đoạn của một thương vụ
   Email marketing	Cấu hình máy chủ gởi email cho các chiến dịch quảng cáo bằng email, quản ly các mẫu email quảng cáo
   SMS marketing	Cấu hình nhà cung cấp dịch vụ SMS, quản ly các mẫu nội dung SMS
   Tương tác qua Email	Quản lý các nhóm, người dùng trong từng nhóm và các tài khoản POP3 đại diện cho nhóm
   Hóa đơn	Quản lý danh mục sản phẩm và các thông tin của doanh nghiệp để xuất hóa đơn
   Kế toán	Thiết lập năm tài chính và thuế cho doanh nghiệp

Các đối tượng được quy định quyền truy cập

Trong Excel CRM, có 2 loại đối tượng được quy định quyền truy cập: Phòng ban/Chi nhánh và người dùng. Khi quy định quyền truy cập cho một đối tượng đều phải tuân thủ theo nguyên tắc sau: Người dùng đang đăng nhập không thể cấp quyền truy cập vượt quá giới hạn mà mình đang có. Ví dụ: Nều người dùng đang đăng nhập không thể xóa một khách hàng thì không thể gán quyền xóa khách hàng cho một phòng ban/người dùng.

Đối với phòng ban:
Khi tạo một phòng ban mới, bạn phải chỉ định quyền truy cập cho tất cả nhân viên thuộc phòng ban này. Mặc định, các quyền truy cập được thừa kế từ phòng ban cha. Bạn cần thay đổi cho phù hợp với nhu cầu an toàn thông tin doanh nghiệp.

Đối với người dùng:
Khi thêm một người dùng mới vào một phòng ban, mặc định người dùng này sẽ có các quyền truy cập của phòng ban. Tuy nhiên, nếu bạn muốn chỉ định một người dùng cụ thể nào đó vượt quyền truy cập của phòng ban hay hạn chế bớt quyền truy cập, bạn vẫn có thể thay đổi được.
Trong Excel CRM, một người có thể thuộc nhiều phòng ban khác nhau. Trong tình huống này, quyền truy cập của người dùng sẽ được thừa hưởng giữa các quyền truy cập của các phòng ban. Bạn sẽ hiểu rõ hơn qua ví dụ sau:

• Người dùng thuộc phòng ban A: Không có quyền xem Khách hàng
• Nhưng với phòng ban B: Có quyền xem Khách hàng
• Kết quả: Có quyền xem Khách hàng